Audyt wewnętrzny to przygotowanie, a audyt certyfikujący to egzamin końcowy - przeprowadzany przez niezależną jednostkę certyfikującą, która decyduje, czy firma otrzyma certyfikat ISO. Wielu moich klientów najbardziej stresuje się właśnie tym etapem, choć przy dobrym przygotowaniu przebiega on zwykle bez niespodzianek. W tym artykule wyjaśniam, jak wygląda audyt certyfikujący krok po kroku.
Kto przeprowadza audyt certyfikujący?
Audyt certyfikujący prowadzi akredytowana jednostka certyfikująca (np. TÜV, Bureau Veritas, DNV, PCBC) - firma zewnętrzna, niezależna od Twojej organizacji i od konsultanta, który pomagał we wdrożeniu. Ta niezależność jest kluczowa - to ona nadaje certyfikatowi wiarygodność na rynku.
Stage 1 - przegląd dokumentacji
Pierwszy etap to zwykle audyt zdalny lub krótka wizyta, podczas której audytor sprawdza, czy dokumentacja systemu (polityka, procedury, zapisy) spełnia formalne wymagania normy i czy firma jest gotowa do Stage 2. Na tym etapie audytor identyfikuje też obszary wymagające szczególnej uwagi podczas właściwego audytu.
Typowe pytania na Stage 1: czy przeprowadzono audyt wewnętrzny, czy odbył się przegląd zarządzania, czy zdefiniowano zakres systemu i cele.
Stage 2 - audyt na miejscu
To właściwy audyt certyfikujący - audytor spędza od 1 do kilku dni w firmie (zależnie od wielkości), rozmawia z pracownikami różnych szczebli, obserwuje procesy i weryfikuje zapisy. Sprawdza, czy to, co jest w dokumentacji, faktycznie dzieje się w praktyce.
Audytor porusza się po całej organizacji - od zarządu, przez liderów procesów, po pracowników operacyjnych. Dlatego przygotowanie zespołu jest tak ważne: każdy powinien umieć wskazać, gdzie znaleźć procedurę dotyczącą jego pracy i dlaczego robi coś w określony sposób.
Jak wygląda klasyfikacja wyników audytu?
- Niezgodność krytyczna - poważne naruszenie wymagań normy, blokuje wydanie certyfikatu do czasu usunięcia
- Niezgodność drobna - wymaga działania korygującego w określonym terminie, ale nie blokuje certyfikacji
- Spostrzeżenie (OFI) - obszar do poprawy, nieobowiązkowy, ale wartościowy
Większość dobrze przygotowanych firm kończy audyt z kilkoma drobnymi niezgodnościami lub spostrzeżeniami - to normalne i nie powinno budzić niepokoju.
Jak się przygotować, żeby zminimalizować ryzyko?
- Przeprowadź pełny audyt wewnętrzny na 1-2 miesiące przed audytem certyfikującym i zamknij znalezione niezgodności
- Zrób przegląd zarządzania i udokumentuj go przed audytem
- Krótko przypomnij pracownikom kluczowe elementy systemu dotyczące ich stanowiska
- Sprawdź, czy wszystkie wymagane zapisy (szkolenia, przeglądy, audyty) są aktualne i dostępne
Co się dzieje po audycie?
Po pozytywnym wyniku Stage 2 firma otrzymuje certyfikat ważny 3 lata, z obowiązkowymi corocznymi audytami nadzoru - krótszymi audytami sprawdzającymi, czy system nadal działa zgodnie z normą. Po 3 latach odbywa się pełna recertyfikacja.
Ile trwa i ile kosztuje audyt certyfikujący?
Dla firmy MŚP audyt certyfikujący (Stage 1 + Stage 2) trwa zwykle 2-4 dni łącznie, a koszt certyfikacji to 3 000-8 000 zł w pierwszym roku, zależnie od wielkości firmy i liczby lokalizacji.
Podsumowanie
Audyt certyfikujący nie powinien być zaskoczeniem, jeśli firma solidnie przeszła przez etap wdrożenia i audytu wewnętrznego. Dobre przygotowanie to nie tworzenie dokumentacji „pod audytora”, ale realne wdrożenie systemu w codzienną pracę firmy.
Przygotowujesz się do audytu certyfikującego i chcesz mieć pewność, że system jest gotowy? Skontaktuj się ze mną - pomogę zweryfikować gotowość przed dniem audytu.